Một email khó hiệu quả nếu cố giới thiệu mọi thứ trong cùng một lần gửi. Người đọc cần hiểu vì sao nội dung liên quan đến họ và có thể làm gì tiếp theo. AI hỗ trợ tạo bản nháp, nhưng bạn cần xác định người nhận và lời hứa trước. Bài này tập trung vào viết nội dung; việc gửi cần theo quy trình đồng ý nhận tin và quy định áp dụng của bạn.
1. Xác định một mục tiêu
Email chào mừng, giới thiệu tài liệu và nhắc sự kiện có vai trò khác nhau. Với email chia sẻ bài blog, hành động chính có thể là đọc hướng dẫn đầy đủ. Hãy chọn một CTA nổi bật và chỉ giữ thông tin giúp người nhận quyết định. Tránh đưa quá nhiều liên kết không liên quan khiến mục đích bị phân tán.
2. Viết tiêu đề đúng với nội dung
Đề nghị AI tạo nhiều tiêu đề với cách tiếp cận khác nhau: nêu vấn đề, nêu lợi ích hoặc giới thiệu tài nguyên. Sau đó kiểm tra từng phương án có phản ánh đúng email không. Không dùng sự khẩn cấp giả hoặc ngụ ý người nhận đã được chọn nếu điều đó không có thật. Phần xem trước nên bổ sung thông tin thay vì lặp lại tiêu đề.
3. Dùng cấu trúc ngắn gọn
Mở đầu bằng bối cảnh liên quan, tiếp theo giải thích giá trị và kết thúc bằng hành động rõ ràng. Nếu gửi một tài liệu, nói cụ thể tài liệu giúp làm gì và dành cho ai. Chỉ cá nhân hóa bằng thông tin bạn có quyền sử dụng. Không suy đoán nhu cầu nhạy cảm từ những dữ liệu không đầy đủ.
Prompt tạo bản nháp email
Soạn email [loại email] cho nhóm người nhận [mô tả tổng quát]. Mục tiêu: [một hành động]. Thông tin đã xác minh: [nội dung, thời gian, đường dẫn]. Giọng điệu: [phong cách]. Độ dài mong muốn: [số từ]. Tạo 3 tiêu đề, 1 dòng xem trước và phần nội dung. Không tự tạo ưu đãi, thời hạn hoặc dữ liệu người nhận. Đánh dấu thông tin còn thiếu bằng [CẦN BỔ SUNG].
4. Kiểm tra trước khi gửi
Đọc lại tên thương hiệu, ngày giờ, liên kết và điều kiện ưu đãi nếu có. Kiểm tra các trường cá nhân hóa có giá trị dự phòng khi dữ liệu trống. Gửi bản thử qua hệ thống email của bạn để xem cách hiển thị. Nếu thử nghiệm hai tiêu đề, giữ các yếu tố khác tương đương và chọn chỉ số phù hợp mục tiêu.
Thực hành: Viết một email giới thiệu bài hướng dẫn hữu ích, sau đó nhờ AI chỉ ra câu nào chưa rõ lợi ích. Biên tập lại bằng thông tin thực tế trước khi sử dụng. Một bản nháp tốt cần trung thực, dễ đọc và tôn trọng sự lựa chọn của người nhận.
